Av: Eva Ekengren Foto: David Lagerlöf
Jag fick den 29 september förmånen att leda ett samtal med studieförbundens chefer i Östergötland kring etikfrågor och internkontroll. Anledningen är att jag tagit fram ett underlag till Studieförbunden i Samverkan som heter ”Man måste veta vad man letar efter” och som ska hjälpa oss att förbättra verktygen för att hitta felaktigheter i rapportering av verksamhet.
Att studieförbundens verksamhet med studiecirklar, kulturprogram och annan folkbildning finns i hela länet är en viktig och betydande del av samhällslivet. Det ett viktigt och angeläget faktum och det blev tydligt på denna Etik-och Kvalitetskonferens under ledning av Bildningsförbundet Östergötland. Inriktningen på konferensen var att utifrån diskussioner om riskfaktorer och indikatorer, som ger skäl till extra kontroller av verksamheten, få en gemensam syn på hur verksamhetens kvalitet kan säkerställas.
Misstag får inte upprepas
Under de senaste åren har flera studieförbund i olika delar av landet blivit utsatta för bedrägerier och fuskverksamhet. Detta är oerhört allvarligt och skall inte kunna inträffa igen. Det var alla chefer som deltog i konferensen eniga om och något vi hela tiden måste arbeta för att motverka!
Tydliga riskfaktorer
För att klara det behövs strukturerad internkontroll. För det finns tydliga identifierbara riskfaktorer och kända indikatorer att uppmärksamma och kontrollera. Det är ett utvecklingsarbete som studieförbunden aktivt ska arbeta med i den löpande verksamheten. Ett öppet och transparent diskussionsklimat mellan studieförbunden visar den höga ambition som man har här.
I de samtal som fördes märkte jag att alla studieförbunden aktivt arbetar med att stötta det lokala föreningslivet i att kunna erbjuda människor i hela länet både studiecirklar och kulturverksamhet i Östergötland. Studieförbunden är ju också nyfikna på nya samarbeten, nya vägar för samverkan och att möta nya deltagare. Men under det här året har naturligtvis den pandemi som finns i samhället givit studieförbunden nya och annorlunda förutsättningar och utmaningar för sitt arbete.
Tillit och förtroende
Studieförbunden vill utifrån den verklighet som råder, ändå lyfta hur viktigt det är med tillit och förtroende mellan de som deltar i, de som leder studieförbundens verksamhet och de som är bidragsgivare. Det förtroendet är grundläggande, och det vill man skall kunna fortsätta att vara så.
För att kunna behålla förtroendet från bidragsgivare och andra måste vi alla bli bättre på att snabbt kunna agera och sätta stopp om någon verksamhet genomförs på ett sätt man inte avsett eller planerat, konstaterades under konferensen. Studieförbunden var också väldigt tydliga med att fastställa att man aldrig någonsin tolererar en verksamhet som inte är korrekt genomförd. Anordnarskapet måste vara i fokus.
Upptäcka snabbare
På konferensen fanns kvalitet- och etikfrågor i centrum. Studieförbunden kunde tillsammans identifiera några avgörande riskfaktorer som kan vara bakomliggande orsaker till att oegentlig verksamhet genomförs. En viktig utgångspunkt var också att man ville komma fram till hur studieförbunden skall bli bättre på att snabbt upptäcka sådan verksamhet som inte är korrekt. Man vill snabba på processer med internkontroller så att man i tid ser om det finns avvikelser från normal verksamhet. Man vill också tillsammans lyfta fram vilka indikatorer från verksamheten man då bör titta extra på. Extra och täta kontroller utifrån de avvikelser man ser måste göras. Det är viktigt att ha bra och tillgängliga redskap och metoder för att kunna gräva djupt i verksamheten och snabbt kunna se mönster som inte stämmer, konstaterades på konferensen.
Något jag tog till mig var att det finns en ambition att skapa en ökad transparens mellan studieförbunden. Det finns också en än mer tydlig överenskommelse om hur man kan ta ett gemensamt ansvar och ha ett gemensamt handlingssätt när man vill göra en extra kontroll av verksamhet, eller om man misstänker att man är utsatt för bedrägeri. Den andan var tydlig i de diskussioner som fördes och där är jag gärna med i det fortsatta arbetet!